Hvornår du bør ringe frem for at skrive

Kort svar: Ring når noget haster og kan nå at blive ændret, og skriv når sagen kræver billeder eller dokumentation. Det ene giver fart, det andet giver et spor, der kan følges og findes frem igen senere.

Hastesager egner sig til telefon

Skal en adresse rettes, inden pakken sendes, er minutter afgørende, og en mail kan nå at ligge i kø. Et opkald får fat i et menneske med det samme, og ændringen kan ske, mens du er i røret. Det gælder uanset om ordren indeholder bestsellere fra Copenhagen Bamboo eller noget andet.

Sager med billeder egner sig til skrift

En fejl i et stof skal ses for at kunne vurderes, og det kan ikke beskrives godt nok i telefonen. Send billedet i en mail i stedet, sammen med ordrenummer og en kort beskrivelse. Så kan sagsbehandleren se det samme som dig. Det gælder også en bambus tanktop til herre med en skæv kant.

Skrift giver et spor

En mail kan findes frem igen måneder senere, hvor et opkald kun findes i hukommelsen. Ved reklamationer er det en fordel at have det skrevet, fordi både du og butikken kan se, hvad der blev aftalt. Gem svaret i din indbakke. Det gælder også en sag om strømper til herre.

Hvad der typisk haster

Rettelser til en ordre, der endnu ikke er sendt, er det klassiske eksempel. Det kan være en forkert adresse, en forkert størrelse eller en vare, der skal fjernes. Når pakken først er afsendt, er det sværere at ændre noget. Derfor giver det mening at ringe netop her, frem for at vente på et skriftligt svar.

Hvad der sjældent haster

Spørgsmål om pasform, vask eller en retur, du har god tid til, kan sagtens klares på skrift. Du kan skrive, når det passer dig, og svaret kommer, uden at du skal sidde i en telefonkø. Samtidig får du svaret på skrift, så du kan læse det igen, når du står med varen i hånden.

Kombinér de to

Du behøver ikke vælge. Ring for at få sagen i gang, og send bagefter billeder og ordrenummer på mail. Nævn i mailen, at du har ringet, og hvad der blev sagt. Så har du både den hurtige kontakt og det skriftlige spor, og sagsbehandleren har alt samlet ét sted.

Forbered dig før du ringer

Hav ordrenummeret klar, før du ringer, og vid hvad du ønsker. Så bliver samtalen kort, og der skal ikke ledes efter oplysninger undervejs. Skriv gerne ned, hvad der blev aftalt, lige efter opkaldet. Det gør det lettere at følge op, hvis der skulle opstå tvivl senere.

En enkel tommelfingerregel

Tid eller dokumentation, det er spørgsmålet. Handler det om at nå noget, før det er for sent, så ring. Handler det om at vise eller gemme noget, så skriv. De fleste sager falder tydeligt i den ene gruppe, og vælger du rigtigt fra start, bliver sagen løst hurtigere.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg gøre begge dele

Ja, ring og send derefter billederne på mail. Nævn i mailen, at du har ringet, så sagen hænger sammen.

Hvad hvis telefonen er optaget

Skriv i stedet og nævn tydeligt, at sagen haster. Sæt gerne ordet i emnefeltet, så beskeden bliver set hurtigt.

Bliver et opkald noteret

Ja, men en mail er lettere at finde igen. Skriv selv ned, hvad der blev aftalt, så har du også dit eget spor.