Hvad du skriver i din første mail til kundeservice

Kort svar: En god første mail til kundeservice er kort og indeholder det, de skal bruge for at hjælpe dig uden at spørge igen. Skriv ordrenummer, hvad sagen drejer sig om, og hvad du ønsker som løsning, og vedhæft billeder, hvis de gør forklaringen enklere.

Start med dit ordrenummer

Ordrenummeret er det vigtigste i mailen, fordi det giver kundeservice adgang til hele din ordre på én gang. Skriv det i emnelinjen eller allerøverst i beskeden. Du finder det i ordrebekræftelsen. Uden det skal de bruge tid på at lede efter dig, og dit svar bliver forsinket.

Fortæl kort, hvad sagen handler om

Beskriv problemet i to til tre sætninger. Skriv, hvad du bestilte, hvad du fik, og hvad der er galt. Hold dig til fakta og undlad lange forklaringer om, hvordan din dag har været. Jo tydeligere du er, jo hurtigere kan nogen give et konkret svar.

Nævn varen præcist

Skriv varens navn, farve og størrelse, så der ikke kan opstå tvivl om, hvilken du mener. Har du bestilt flere ting, så nævn kun dem, sagen angår. Det gælder fx, hvis det er et bambus joggingsæt til herre, hvor både trøjen og bukserne kan have hver sin størrelse.

Fortæl, hvad du ønsker

Skriv, hvad du håber på: at få varen byttet, at få noget erstattet, eller bare at få svar på et spørgsmål. Er du i tvivl, så sig det ærligt. Det er lettere at hjælpe, når man ved, hvor du gerne vil hen, end når man skal gætte.

Vedhæft billeder, når de hjælper

Ved en fejl eller skade er et billede ofte mere sigende end mange ord. Tag det i godt lys og med hele varen med, og tag gerne et tæt billede af selve problemet. Billeder af mærket og pakkesedlen kan også være en stor hjælp for kundeservice.

Hold tonen venlig og saglig

Du får som regel mere ud af en rolig tone, selv hvis du er irriteret. En mail, der er sagligt skrevet, bliver læst og besvaret hurtigere. Undgå store bogstaver og lange rækker af spørgsmål, og tak for hjælpen til sidst. Det koster ingenting og virker.

Giv dem tid til at svare

Kundeservice kan have mange henvendelser, så regn ikke med svar på få minutter. Send ikke den samme mail flere gange, for det kan skabe flere sager og gøre det langsommere. Skriv i stedet, hvis du har noget nyt at tilføje, og svar på den samme tråd.

Tjek svaret og gem tråden

Læs svaret grundigt, og svar, hvis noget er uklart. Gem hele mailtråden, til sagen er afsluttet. Skal du senere købe mere, kan du se på bestsellere til herre eller på sortimentet til herre, og vide, hvor du kan finde ordrenummeret igen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er det vigtigste at have med i mailen?

Ordrenummeret, en kort beskrivelse af problemet og hvilken vare det drejer sig om. Hvis du ved, hvad du ønsker som løsning, så skriv det også i mailen.

Skal jeg vedhæfte billeder?

Det er en god idé ved fejl, skader eller noget, der ikke ligner det bestilte. Tag dem i godt lys, og vis både hele varen og selve problemet tæt på.

Skal jeg sende mailen igen, hvis jeg ikke får svar med det samme?

Nej, vent lidt og svar på den samme tråd, hvis du har noget nyt. At sende samme mail flere gange kan skabe flere sager og gøre det langsommere.

Hele udvalget finder du hos Copenhagen Bamboo.